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Die 3 wichtigsten Gründe, warum Projektplanung scheitern kann!

Und was Sie dagegen tun können von Paul Kuester (29.12.2017)
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Wussten Sie, dass nicht einmal 30% aller IT-Projekte erfolgreich sind? Dass etwa 20% aller Projekte völlig scheitern und der Rest seine Ziele nur in Teilen erreicht? Das heißt: Sie werden zu spät fertig, sind teurer als verabredet oder verfehlen die abgesprochenen Zielvorgaben.

Das ist das Ergebnis des CHAOS Reports der renommierten Standish Group, einer der wichtigsten wissenschaftlichen Langzeitstudien im Bereich Projektmanagement. Diese Studie untersucht seit 1994 Gründe für Erfolg und Misserfolg von IT-Unternehmungen und kommt Jahr für Jahr zu ähnlichen Ergebnissen. Die grundsätzlichen Problematiken lassen sich auch auf andere Geschäftszweige übertragen.

1. Viele Projektpläne scheitern an schlechter Kommunikation:

Der größte Teil der Probleme, die ein Projekt scheitern lassen, kann man auf schlechte Kommunikation zurückführen. An erster Stelle nennt der CHAOS Report mangelnden „Executive Support“. Damit ist die Unterstützung des Projekts durch das oberste Management gemeint. Da Executive Manager sich aus dem Tagesgeschäft der anderen Managementebenen heraushalten, kommt der Kommunikation hier eine tragende Bedeutung zu.

Der zweite wichtige Bereich ist „Emotional Maturity“. Dabei geht es um Soft Skills, das Arbeitsklima und die Art und Weise, in der zusammengearbeitet wird. Dass Mitarbeitermotivierung nicht allein durch die Höhe des Gehaltsschecks geleistet werden kann, ist längst kein Geheimnis mehr. Konstruktive Kritik und Lob motivieren nachhaltiger.

Laut CHAOS Report kommt es häufig zu unrealistischen Erwartungen seitens der Auftraggeber, nicht einzuhaltenden Zeitvorgaben und unklaren Zielvorgaben. Natürlich ist der Aufwand von Entwicklungsprojekten schwer abzuschätzen, wenn man mit dem Projekt Neuland betritt. Umso wichtiger ist eine kontinuierliche und klare Kommunikation.

Geschürt werden übergroße Erwartungen mitunter durch eigene Überambitionierung: „Wir könnten noch dies implementieren und das … Und außerdem hätten wir da noch eine Idee.“ Oder den Versuch, die Ziele überzuerfüllen, um sich damit eine Reputation zu verschaffen. Nichts gegen Ambition, aber man sollte sich und seinen Mitarbeitern eines immer wieder vor Augen halten. Ein erfolgreiches Projekt heißt: On Time, on Budget, on Target!

Um Überambitionierung entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, Prioritäten zu setzen und klar zu kommunizieren. Man sollte Milestones definieren und damit den ganzen Entwicklungsprozess in kleinere und überschaubare Stücke herunterbrechen.

Der zweite wichtige Teilbereich, in dem Fehler passieren, lässt sich mit Analyse umschreiben. Obwohl das der Schritt vor der Kommunikation sein sollte, nenne ich ihn an zweiter Stelle, weil hier verhältnismäßig weniger Fehler gemacht werden.

2. Projektplanung und Analyse:

Wer kann was? Wen kann ich in dieses Projekt einbinden? Hat Müller die richtigen Fähigkeiten? Ist Meyer nicht noch mit dem anderen Projekt beschäftigt? Die Skills der Mitarbeiter zu kennen und sie entsprechend einzusetzen, ist fundamental für den Projekterfolg. Nicht immer muss man dazu Personal von Außen rekrutieren. So sagt Jennifer Lynch (Standish Group) auf die Frage, ob Firmen genug in die Schulung ihrer Mitarbeiter stecken: „Everyone is looking for a quick fix, but investing in people takes time, but offers a much bigger payout in the end.“ (Jeder sucht nach der schnellen Lösung. In Mitarbeiter zu investieren braucht Zeit, aber macht sich am Ende bezahlt.)

Projektplanungssoftware wie z.B. von Timewax leistet bei der Analyse hervorragende Dienste. Wichtig scheint mir dabei zu sein, dass man nicht nur das aktuelle Projekt betreut, sondern anschließend das ganze Geschehen analysiert, um mögliche Fehler nicht bei weiteren Projekten mitzuschleppen. Es ist erstaunlich, wie oft sich einmal gemachte Fehler als schlechte Gewohnheiten fortsetzen, wenn man nicht den Finger auf jeden einzelnen Projektschritt legt, um daraus zu lernen. Im Guten wie im Schlechten.

So kommt der Studie gemäß der strukturierten Optimierung eine wesentliche Bedeutung für den Erfolg eines Projektes zu.

3. Handeln:

Wenn man herausfindet, dass im eigenen Projekt etwas falsch läuft, markiert das nur den ersten Schritt. Der zweite Schritt bedingt Handeln. Sollte die Kommunikation nicht stimmen, muss man erst Recht das Gespräch suchen, gegebenenfalls einen Mediator ins Boot holen. Reichen die Skills der Mitarbeiter nicht aus, gilt es, neue Mitarbeiter zu gewinnen. Mitunter sind verkrustete Strukturen aufzulösen. Das sind schmerzhafte Prozesse, aber wenn Dinge schieflaufen, geht es normalerweise allen Beteiligten dabei schlecht. Nur eines sollte man unter keinen Umständen tun: Einfach so weitermachen!

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